一、文件管理内容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、材料。依照分工的準繩，全公司各類文件由辦公室歸口管理。二、收文的管理三、公文的簽收 1.凡來公司公啟文件（除公司指導订啟的外）均由辦公室注銷簽收
2.對上級機要部門發來的文件，要停止信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，假如其中一項不對口，應立刻報告上級機要部門，並注銷過失文件的文號。
3.公文的編號保管
（1）、辦公室秘書對上級來文拆封後應及時附上“文件處置傳阅單”，並分類注銷編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司指導親啟文件，公司指導啟封後，也應交辦公室辦理正常手續。
（2）、本公司外出人員開會帶回的文件及材料應及時分別送交辦公室秘書停止注銷編號保管，不得個人保管。
4.公文的阅批與分轉
（1）、凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）依據文件内容和性質阅簽後，由辦公室秘書分送承辦部門阅辦，重要文件應呈送公司指導（或分管指導）親身阅批後分送承辦部門阅辦。爲防止文件積壓誤事，普通應在當天阅簽完，緊急文件要立刻辦。
（2）、普通函、電、單據等，分別由辦公室秘書直接分轉處置。如觸及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯络後再分轉處置。
（3）、爲加速文件運轉，辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到公司指導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按指示次序依次傳阅，最遲不得超越2天（特殊狀況例外）。
5.文件的傳阅與催辦
（1）、傳阅文件應嚴厲恪守傳阅範圍規則，不得將有密級的文件帶回家、宿捨或公共場所，也不得將文件轉藉其別人阅看。對尚未傳達的文件不得向外泄露内容。
（2）、阅讀文件應抓緊時間，當天阅完後應在下班前將文件辦公室，阅批文件普通不得超越2天，阅後應簽名以示擔任。如有指導“指示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提請求和指導指示辦理有關事宜。
（3）、文件阅完後，應送交辦公室秘書，切忌横傳。
（4）、辦公室秘書對文件負有催辦檢查催促的義務，承辦部門接到文件、函電應立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應依照公司有關規則，並徵得辦公室同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
第二章 檔 案 管 理 製 度
一、嚴厲執行黨和國度的失密、平安製度，確保檔案和案捲秘密平安。
二、各部室應在每季度底向公司辦公室移交上季度文書檔案並實行清交手續。
三、各部室應明白規則檔案義務人，檔案義務人（檔案員）對本部門檔案的搜集、建檔、保管、藉阅和應用負全責。
四、各類規章製度、方法、人事、工資材料、會議記载、會議紀要、简報、重要電話記载、接待來訪記载、上級來文、公司發文、工作方案和工作總結以及添置設備、財富的產權材料由辦公室擔任歸檔。
五、各工程項目立項、疆土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖纸文字技術材料、質量材料由投資開展部擔任歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件、復印件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔並由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資贷款項目申報材料、徵地、拆遷批復、疆土規劃等技術、圖纸分別由投資開展部、市場營銷部等業務部門按業務分工擔任歸檔。
八、歸檔材料必需契合下列請求：
1、文件資料齊全完好；
2、依據檔案内容兼並整理、立捲；
3、依據檔案内容的歷史關係，區別保管價值、分類、整理、立捲，案捲標題简明白切，便於保管和應用。
九、檔案材料藉阅需實行注銷、簽字手續，重要材料藉阅需先請示分管指導。
十、由分管指導定期組織檔案義務人、業務部門組成檔案審定小組對超期檔案停止審定，提交檔案報告，並依據有關規則的酌情處置。
