5个将改变你的工作(和生活)的时间管理策略
你是否经常发现自己想要实现自己的目标并改变世界,却时不时地感到懒惰和无动机?我也是。
当其他人完成他们的目标,好像他们有一个魔杖指点江山,整天激情满满。你也希望你一天可以干12小时,这样你就可以完成你的待办事项清单上的所有事情。
但事实上,时间管理的精髓在于,你能给集中多少富有成效的时间。
换句话说,传统的那些死板的时间管理策略,例如严格的日常工作和日常安排,都是行不通的,特别是在这个信息超载时代。
你不是一个机器人。
您应该管理的是自己的注意力和优先事项,而不是管理时间本身。这里有五个时间管理技巧,可以帮助您实现目标,让您有更多时间来处理其他重要事项。
1.艾森豪威尔矩阵
在德怀特·艾森豪威尔成为第34任总统之前,他在第二次世界大战期间担任美国陆军上将,并成为盟军最高指挥官。德怀特的职位要求他定期做出关于每天应该关注什么的艰难决定。
这导致他发明了著名的艾森豪威尔矩阵 - 也称为紧急重要矩阵 - 有助于根据紧迫性和重要性决定任务并确定其优先级。
为了快速制定高利益决策,根据其紧迫性和重要性将您的待办事项分为四个象限。x轴具有“紧急”和“不紧急”,在y轴上具有“重要”和“不重要”。然后,根据其特征,将您的优先级,习惯和任务添加到这四个象限中的一个。
在将您的习惯和待办事项分类到这四个不同的象限后,您可以更清楚地了解您是否应该这样做。
- 紧迫而重要:现在要做的事情。
- 紧急但不重要:现在要做的事情,但你应该尽力委托或消除这一点。
- 不紧急但重要的是:要关注的事情。执行此操作时,您将执行不太紧急的任务。
- 不紧急而不重要:忽视或消除的事情。
艾森豪威尔矩阵不仅可以帮助您管理手头上每项任务所花费的时间,还可以为您提供额外的意识和清晰度,让您了解应该和不应该做的事情。
2.帕累托分析
Vilfredo Pareto是意大利工程师,社会学家,经济学家,政治学家和哲学家。他为经济学做出了许多重要贡献。
他很著名的一个观察之一是权力和财富没有以线性模式分布,相反,它是一个反向的曲棍球棒,其中一小部分人拥有大部分财富。
此外,他在每个地区都看到了相同的模式。
- 在帕累托的调查中,20%的人口拥有80%的财富。
- 在软件中,通过修复20%的错误可以消除80%的错误和崩溃。
- 在商业领域,20%的产品或客户带来了80%的收入。
同样的80/20原则也适用于我们的工作:20%的日常工作导致80%的结果,同时,80%的失败或效率低下是由20%的触发因素或不良习惯引起的。
为了增加花费时间的价值和影响,使用帕累托原理分析您的例程创建和优化它们的每个影响,以便它们生成最佳和最大可能的输出。以下是您可以遵循的两步流程(基于Warren Buffet的25/5规则):
- 制作两个清单。第一个列表是产生80%结果的例程的20%。然后,制作另一个20%的例程列表,这些例程导致80%的不良后果或效率低下。
- 专注于第一个列表并消除第二个列表。尽量消除或至少最小化破坏性程序,并将时间和精力集中在导致良好进步的前20%习惯上。
值得一提的是,从时间管理的角度来看,您不应该只根据效率来分析您的惯例和习惯。相反,请考虑这些习惯如何影响您的情绪和行为,因为它们在提高您的生产力方面起着关键作用。
帕金森定律
1955年,英国历史学家和作家西里尔·诺斯科特·帕金森发表了一篇有趣的声明。他观察到工作扩大到填补完成时间。这一观察结果于1955年首次发表在“经济学人”杂志上,并在网上重新发表。他称之为帕金森定律。
对于帕金森来说,帕金森定律归结为一个休闲女士整天写一张明信片的精华所在,而这需要一个忙碌的男人三分钟。
任务的总工作量是相同的,但是花在寻找明信片,写作,搜索地址等上的时间是有时间的人和没有时间的人之间的区别。