1.制定采购计划
在新购材料前,机料采购部门应该向项目管理者及财务部门提供未来一段时期的材料采购计划,财务部门在分析、预测企业现金流情况,考虑材料价格变动趋势,对采购方案提出修改或肯定意见,并根据确定的采购方案制定资金使用计划及融资计划。
2. 材料的计价
施工企业应对材料采购、保管、供应过程中所发生的各种费用进行审核、记录、归集、分配和计算等工作。正确地对各种材料进行计价,是准确核算材料成本的基础。可选择使用先进先出法、加权平均法、个别计价法等方法确定其实际成本。但值得注意的是,施工企业因为经营特点,往往企业具备运输能力,故而忽略了存货在运输过程中发生的费用,导致存货计价不准确,影响未来存货购买决策。
3.材料的期末计量
施工企业应指定专业工作人员定期对材料库存情况进行详细盘清工作,财务人员以合理材料价格计算材料总价,在对有保质期如水泥、柴油等材料进行估价时,注意计算损耗率,避免估价过高。材料存货应当按照成本与可变现净值孰低计量。存货成本高于其可变现净值的,应当计提存货跌价准备,计入当期损益。
其中,可变现净值,是指在日常活动中,存货的估计售价减去至完工时估计将要发生的成本、估计的销售费用以及相关税费后的金额;存货成本,是指期末存货的实际成本。如企业在存货成本的日常核算中采用计划成本法、售价金额核算法等简化核算方法,则成本应为经调整后的实际成本。
(二)施工企业材料领用的成本控制
1.制定适用于本企业的领用制度
企业应设计适用于本企业情况的材料领用单以便财务人员作为成本核算的依据,领用单应标明领用方、领用材料的种类、规格、数量、发生的运费等附加杂费,库管员、领用人等相关负责人应签字确认,财务人员根据本企业指定的存货计价方法即时将领用材料价格作为成本入账。
2.存货发出成本费用的全面计价
存货在出库过程中,附带会发生运输费、人员管理费及由于保管所需的辅助材料如盖雨布、水泥包装袋等发生的费用,需根据实际情况合理计入存货成本,财务人员在账务处理时应考虑此些因素,而非全部计入当期损益。
3.存货领用内部稽核及审计。
应保证存货安全,记录正确。由内部稽核人员审核领料单,核对收发凭证和存货台帐,检查收发记录和结存余额,查看存货的领用会计核算是否准确。由内部审计人员抽查存货盘点表,监督存货盘点,审核保管部门和财会部门的日常核算是否准确,各部门的数据是否相符,有无违反规定程序和舞弊行为;还要对存货领用的内部控制进行评价。
(三) 施工企业成本控制的特殊性
从施工企业运行实际看,长期以来,通过对材料的价格和用量两方面的控制来实现的材料成本控制,是最基本的、最基础的材料成本控制与管理。但由于施工企业经营的特殊性,施工项目特别是公路、港口建设项目往往不在大型物流枢纽地区,而是较为偏远的地区,材料成本理工作也应建立现代物流管理理念,财务人员作为材料成本管理流程中的一部分,不仅要建立可靠的物资供应成本核算评价体系,更要致力于降低物资采购成本,节省物资供应成本,强化资源的整合与综合利用。
与此同时,财务人员应掌握一定的项目施工知识,积极建议先使用的材料先招标,后使用的材料后采购;要重视市场的供求关系,抓住合适的采购机遇,尽量在材料滞销的淡季招标,在使用材料的旺季提货。这样既能降低材料的采购价格,又能减少材料的保管工作,提高资金的运作效率。